NỘI DUNG:
1. Giới thiệu chung về Google Docs:
Google docs nằm trong bộ Google App của google được chính thức công bố vào ngày 07 – 07 - 2009, đây là bộ ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng Web 2.0 và một số công nghệ mới nhất hiện nay như điện toán đám mây, HTML 5. Với Google docs thì người dùng chỉ cần có một đường truyền internet và một tài khoản gmail là đã có thể sử dụng google docs cũng như những ứng dụng khác của google như Google map, Google calendar…
2. Các ứng dụng Google docs
Document: Ứng dụng xử lý văn bản với toàn bộ các tính năng cơ bản nhất tương tự như Microsoft Word.
Một công cụ hỗ trợ chuyển đổi khác vô cùng tiện lợi ở đây là ngôn ngữ và lưu trữ văn bản đã được dịch thành file Google Docs trực tiếp trên tài khoản, còn file gốc của người dùng vẫn được giữ nguyên.
Spreadsheet
Drawing: Công cụ này cho phép người dùng tạo biểu đồ hoặc những đường vẽ cơ bản. Bản vẽ của bạn có thể được tải dưới dạng ảnh JPG, PNG, văn bản PDF, ảnh vector – SVG.
Form: Rất đơn giản và dễ dàng, Form có thể giúp bạn hoàn tất các bản mẫu khảo sát trực tuyến chỉ với vài thao tác cơ bản;
Tại đây, chúng ta chỉ việc đặt tiêu đề cho bài khảo sát, câu hỏi, phương án trả lời cũng như thông tin giải thích, chọn mẫu trả lời 1 hoặc nhiều lựa chọn, bảng điểm cũng như xếp hạng. Bên cạnh đó, hệ thống còn có sẵn khá nhiều bộ theme để trang trí cho bài mẫu của bạn. Khi hoàn tất, Google Docs sẽ hiển thị một số tùy chọn, ví dụ như gửi qua email hoặc tạo đường dẫn nhúng, bạn sẽ nhận được danh sách phản hồi đối với mỗi người trả lời tương ứng.
3. Các tính năng hỗ trợ:
a/ Chia sẻ dữ liệu
Toàn bộ tài liệu, văn bản của người dùng có thể được chia sẻ với nhiều người khác nhau. Có thể lựa chọn trực tiếp từ danh sách Contacts trong Google, hoặc đơn giản hơn, chia sẻ hoàn toàn văn bản qua chế độ Public, qua đó tất cả mọi người đều có thể truy cập và sử dụng nếu có đường dẫn chính xác. Bên cạnh đó, khi được người dùng gán quyền những người được bạn chia sẻ còn có thể trực tiếp thao tác và chỉnh sửa trên tài liệu đó.
Mặt khác, chúng ta có thể gửi email văn bản dưới dạng file đính kèm ngay bên trong văn bản đang mở hoặc từ trang Home của Google docs. Tính năng này tỏ ra thực sự hữu ích, và sẽ tốt hơn nếu chúng ta có thể đính nhiều file văn bản trong 1 email.
b/ Lịch sử tra cứu
Đây có lẽ là công cụ tiện dụng nhất của Google Docs, chức năng cụ thể là liệt kê hoặc đưa ra thông tin chi tiết của những phiên bản trước của văn bản. Người dùng chỉ cần chọn ngày tháng tương ứng trong danh sách, và hệ thống sẽ hiển thị những sự thay đổi từ lần chỉnh sửa gần đây nhất, ví dụ trong tài liệu text, các nội dung mới thêm vào sẽ được đánh dấu bằng màu xanh lá cây, còn những phần đã xóa sẽ được gạch ngang;
Tính năng này tỏ ra thực sự hữu ích trong quá trình giám sát, theo dõi khi có nhiều người cùng thao tác trên 1 văn bản, hoặc khi bạn muốn quay trở lại thời điểm trước đó của văn bản.
c/ In ấn
Việc in tài liệu từ Google Docs có thể phức tạp hơn quá trình bình thường;
Trước đây việc xem và chỉnh sửa file DocX của bộ Office 2007 thật sự là một trở ngại nếu như bạn không có các phiên bản tương thích hay không có các công cụ chuyển đổi hỗ trợ. Tuy vậy, hiện nay, bạn đã có thể làm việc với file DocX 1 cách dễ dàng nhờ Google Docs. Bạn có thể tải lên bất kỳ file DocX và chỉnh sửa, chuyển đổi định dạng của nó với Google Docs.
e/ Nhận dạng tiếng Việt trong file PDF, ảnh
Chuyển nội dung file PDF tiếng Việt thành văn bản Word mà không bị lỗi font;
Trong giao diện chính của Google Docs, bạn bấm nút Tải lên. Ở trang web mở ra, bạn đánh dấu tùy chọn Chuyển đổi văn bản từ các tệp PDF hoặc tệp ảnh sang các tài liệu Google Documents phía dưới, bấm nút Chọn tệp để tải lên và tìm chọn file PDF/ảnh chứa văn bản tiếng Việt muốn nhận dạng. Tuy nhiên, khuyết điểm của tính năng nằng là bố cục văn bản không như file gốc.
f/ Chuyển đổi định dạng một số file Word, Excel, PowerPoint thành PDF
Bất cứ khi nào bạn muốn chuyển đổi từ định dạng file word, excell, powerpoint thành PDF chỉ cần up tập tin đó lên docs và chọn convert sang định dạng của google docs, sau đó lưu file lại thành pdf.
g/ Tính năng convert
Bất cứ khi nào bạn upload một file lên Google Docs, file đó sẽ được chuyển sạng định dạng của Google. Đôi khi, định dạng bị sai hoặc thiếu sót trong quá trình chuyển đổi. Nếu bạn muốn chia sẻ với độ an toàn tuyệt đối, bạn có thể tự upload file lên Google Docs, sau đó bỏ chọn ô "Chuyển đổi tài liệu, bản trình bày, bảng tính và bản vẽ sang định dạng Google Documents tương ứng"
Nhược điểm của phương pháp này đó là bạn không thể chỉnh sửa những tài liệu nguyên gốc. Mọi người phải upload lại nếu họ đã thay đổi nội dung của chúng.
h/ Công cụ bảo vệ trang tính
Công cụ này giúp người dùng setup quyền chỉnh sửa trang tính của mình.
i./Theo dõi trang tính
- Phần 1: Các ứng dụng của Google Docs
- Phần 2: Các tính năng hỗ trợ
1. Giới thiệu chung về Google Docs:
Google docs nằm trong bộ Google App của google được chính thức công bố vào ngày 07 – 07 - 2009, đây là bộ ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng Web 2.0 và một số công nghệ mới nhất hiện nay như điện toán đám mây, HTML 5. Với Google docs thì người dùng chỉ cần có một đường truyền internet và một tài khoản gmail là đã có thể sử dụng google docs cũng như những ứng dụng khác của google như Google map, Google calendar…
2. Các ứng dụng Google docs
Document: Ứng dụng xử lý văn bản với toàn bộ các tính năng cơ bản nhất tương tự như Microsoft Word.
Một công cụ hỗ trợ chuyển đổi khác vô cùng tiện lợi ở đây là ngôn ngữ và lưu trữ văn bản đã được dịch thành file Google Docs trực tiếp trên tài khoản, còn file gốc của người dùng vẫn được giữ nguyên.
Spreadsheet
- Đây là công cụ tương tự như MS Excel của Microsoft Office;
- Mỗi 1 bảng tính trong Spreadsheet được hiển thị như 1 tab riêng biệt ở phía dưới của chương trình;
- Nếu không có đủ số dòng cần thiết trên 1 bảng tính, hãy kéo chuột xuống phía dưới và chọn chức năng Add để thêm, điền số dòng tại đây và nhấn Enter, hệ thống sẽ bổ sung đúng số dòng theo giá trị trong ô. Tuy nhiên, hiện tại Google vẫn chưa bổ sung chức năng tương tự để thêm số cột. Để chèn thêm nhiều dòng hoặc cột, các bạn hãy đánh dấu một vài dòng, cột, sau đó nhấn chuột phải để thêm số lượng;
- Một lưu ý khi sử dụng công thức trong spreadsheet là dấu chia các đối tượng trong 1 cấu trúc của hàm sử dụng là dấu “;” thay vì dấu “,” như MS Excel.
Drawing: Công cụ này cho phép người dùng tạo biểu đồ hoặc những đường vẽ cơ bản. Bản vẽ của bạn có thể được tải dưới dạng ảnh JPG, PNG, văn bản PDF, ảnh vector – SVG.
Form: Rất đơn giản và dễ dàng, Form có thể giúp bạn hoàn tất các bản mẫu khảo sát trực tuyến chỉ với vài thao tác cơ bản;
Tại đây, chúng ta chỉ việc đặt tiêu đề cho bài khảo sát, câu hỏi, phương án trả lời cũng như thông tin giải thích, chọn mẫu trả lời 1 hoặc nhiều lựa chọn, bảng điểm cũng như xếp hạng. Bên cạnh đó, hệ thống còn có sẵn khá nhiều bộ theme để trang trí cho bài mẫu của bạn. Khi hoàn tất, Google Docs sẽ hiển thị một số tùy chọn, ví dụ như gửi qua email hoặc tạo đường dẫn nhúng, bạn sẽ nhận được danh sách phản hồi đối với mỗi người trả lời tương ứng.
3. Các tính năng hỗ trợ:
a/ Chia sẻ dữ liệu
Toàn bộ tài liệu, văn bản của người dùng có thể được chia sẻ với nhiều người khác nhau. Có thể lựa chọn trực tiếp từ danh sách Contacts trong Google, hoặc đơn giản hơn, chia sẻ hoàn toàn văn bản qua chế độ Public, qua đó tất cả mọi người đều có thể truy cập và sử dụng nếu có đường dẫn chính xác. Bên cạnh đó, khi được người dùng gán quyền những người được bạn chia sẻ còn có thể trực tiếp thao tác và chỉnh sửa trên tài liệu đó.
Mặt khác, chúng ta có thể gửi email văn bản dưới dạng file đính kèm ngay bên trong văn bản đang mở hoặc từ trang Home của Google docs. Tính năng này tỏ ra thực sự hữu ích, và sẽ tốt hơn nếu chúng ta có thể đính nhiều file văn bản trong 1 email.
b/ Lịch sử tra cứu
Đây có lẽ là công cụ tiện dụng nhất của Google Docs, chức năng cụ thể là liệt kê hoặc đưa ra thông tin chi tiết của những phiên bản trước của văn bản. Người dùng chỉ cần chọn ngày tháng tương ứng trong danh sách, và hệ thống sẽ hiển thị những sự thay đổi từ lần chỉnh sửa gần đây nhất, ví dụ trong tài liệu text, các nội dung mới thêm vào sẽ được đánh dấu bằng màu xanh lá cây, còn những phần đã xóa sẽ được gạch ngang;
Tính năng này tỏ ra thực sự hữu ích trong quá trình giám sát, theo dõi khi có nhiều người cùng thao tác trên 1 văn bản, hoặc khi bạn muốn quay trở lại thời điểm trước đó của văn bản.
c/ In ấn
Việc in tài liệu từ Google Docs có thể phức tạp hơn quá trình bình thường;
- Khi bạn thao tác trên trình duyệt IE hoặc Mozilla Firefox, khi bạn nhấn nút Print thì file tài liệu đó sẽ được chuyển đổi định dạng thành PDF trước tiên, sau đó chúng ta sẽ download về máy tính và in như bình thường;
- Còn với trình duyệt Chrome của Google, khi nhấn nút Print thì 1 trang preview sẽ được mở thêm, các phần hiển thị, định dạng sẽ giống y hệt với văn bản sau khi in. Một danh sách nho nhỏ xuất hiện ở bên trái cho phép người dùng chọn máy in tương ứng kết nối tới máy tính, số trang và số bản in tương ứng.
Trước đây việc xem và chỉnh sửa file DocX của bộ Office 2007 thật sự là một trở ngại nếu như bạn không có các phiên bản tương thích hay không có các công cụ chuyển đổi hỗ trợ. Tuy vậy, hiện nay, bạn đã có thể làm việc với file DocX 1 cách dễ dàng nhờ Google Docs. Bạn có thể tải lên bất kỳ file DocX và chỉnh sửa, chuyển đổi định dạng của nó với Google Docs.
e/ Nhận dạng tiếng Việt trong file PDF, ảnh
Chuyển nội dung file PDF tiếng Việt thành văn bản Word mà không bị lỗi font;
Trong giao diện chính của Google Docs, bạn bấm nút Tải lên. Ở trang web mở ra, bạn đánh dấu tùy chọn Chuyển đổi văn bản từ các tệp PDF hoặc tệp ảnh sang các tài liệu Google Documents phía dưới, bấm nút Chọn tệp để tải lên và tìm chọn file PDF/ảnh chứa văn bản tiếng Việt muốn nhận dạng. Tuy nhiên, khuyết điểm của tính năng nằng là bố cục văn bản không như file gốc.
f/ Chuyển đổi định dạng một số file Word, Excel, PowerPoint thành PDF
Bất cứ khi nào bạn muốn chuyển đổi từ định dạng file word, excell, powerpoint thành PDF chỉ cần up tập tin đó lên docs và chọn convert sang định dạng của google docs, sau đó lưu file lại thành pdf.
g/ Tính năng convert
Bất cứ khi nào bạn upload một file lên Google Docs, file đó sẽ được chuyển sạng định dạng của Google. Đôi khi, định dạng bị sai hoặc thiếu sót trong quá trình chuyển đổi. Nếu bạn muốn chia sẻ với độ an toàn tuyệt đối, bạn có thể tự upload file lên Google Docs, sau đó bỏ chọn ô "Chuyển đổi tài liệu, bản trình bày, bảng tính và bản vẽ sang định dạng Google Documents tương ứng"
Nhược điểm của phương pháp này đó là bạn không thể chỉnh sửa những tài liệu nguyên gốc. Mọi người phải upload lại nếu họ đã thay đổi nội dung của chúng.
h/ Công cụ bảo vệ trang tính
Công cụ này giúp người dùng setup quyền chỉnh sửa trang tính của mình.
i./Theo dõi trang tính
- Đây là công cụ giúp thiết lập các quy tắc thông báo khi có sự thay đổi xảy ra trên toàn bảng tính hay trong một vùng lựa chọn.
- Đây là chức năng hữu ích khi cần giám sát, theo dõi nhiều người dùng trên cùng 1 trang tính.
- Các thông tin thay đổi sẽ được thông báo qua mail
- Có 2 dạng là theo dõi trang tính và theo dõi dãy ô tính liên tục được chọn
TRUSTcard TEAM - JULY 18th 2012
